Wie neemt de lead bij keuze voor diensten in de Cloud? De Organisatie, De IT-afdeling of de gebruikers? Of zijn hier goed mengvormen in mogelijk?

Cloud Diensten kunnen, doordat zij webgebaseerd zijn, veelal eenvoudig geselecteerd, ingericht en gebruikt worden. Dit maakt het mogelijk voor individuele gebruikers en teams om binnen de organisatie zelf clouddiensten te gebruiken. Zeker als het gaat om “Gratis” diensten is de adoptie van deze diensten hoog. Hiermee komen steeds meer diensten binnen de organisatie met allen hun eigen uitdagingen op het gebied van functionaliteit, veiligheid en privacy. Aangezien steeds meer verschuift naar Cloud diensten komt hiermee een interessante vraag voor organisaties  – en zeker voor IT afdelingen – naar boven die beantwoord moet worden; Wie is in de lead bij keuze voor diensten in de Cloud?

Bij de keuze voor IT diensten is traditioneel de IT afdeling in de lead. Dit kan centraal of decentraal georganiseerd zijn maar zeker met standaard diensten is de ontwikkeling richting centrale sturing binnen de organisatie terug te zien.  Een andere variant die enorm opkomt is de keuze voor IT (in de Cloud) door eindgebruikers, teams of afdelingen. Beide varianten hebben hun eigen kenmerken en voor- en nadelen. Deze blogpost gebruikt de publicatie van “Surf 2012, Wie zit er aan het stuur” als basis.

 

Centraal gestuurd gebruik van cloud diensten

Bij centraal gestuurd gebruik van cloud diensten voert de organisatie nadrukkelijk de regie.  De selectie van de dienst, en het beheer, zoals het aanmaken van accounts en het regelen van rechten, liggen bij de instelling. Denk hierbij aan toepassingen, zoals de elektronische leeromgeving, het financiële systeem, etc..

Individueel gestuurd gebruik van cloud diensten

Hier selecteert de gebruiker zelf de cloud dienst, en beslist over het gebruik ervan binnen de organisatie. De gebruiker maakt hiervoor een persoonlijk account aan bij de provider van de cloud dienst, en kan daarvoor soms ook collega’s uitnodigen. Gebruik is vrijwel altijd direct gericht op de eigen taken zoals bv verkoop of planning.  Voorbeelden van hierbij ingezette (veelal gratis) cloud diensten zijn Hyves, YouTube, Hotmail, Gmail, Wikispaces, etc.

De volgende kenmerken, voor- en nadelen spelen voor ;

Selectie, inrichting en beheer door  individuele gebruiker

+ snel in te richten

+ meestal gratis

+ sterke betrokkenheid

+ laagdrempelig gebruik

+ nodigt uit tot innovatie

– beperkte functionaliteit

– niet of beperkt configureerbaar

– volledig afhankelijk van voorwaarden

aanbieder

– gebruik en beheer buiten gezichtsveld

organisatie

• Duurzaamheid afhankelijk van

individuele gebruiker

• Bij inzet binnen de organisatie blijft

de organisatie toch verantwoordelijk voor het gebruik,

m.n. w.b.t. privacy issues!

• Sommige aanbieders claimen eigenaarschap

van de opgeslagen content

• Dubbel beheer van accountgegevens op

verschillende plekken

Selectie, inrichting en beheer op (centraal) organisatieniveau

+ vaak uitgebreidere functionaliteit dan

individuele (gratis) licentie

+ organisatie invoering en ondersteuning

+ centraal accountbeheer waardoor beter

te beveiligen

+ verantwoordelijkheden leverancier in

contract vastgelegd

+ veelal koppeling met andere

ICT-toepassingen mogelijk

– langdurige besluitvorming

• Gevaar voor langdurig ‘top-down’

invoertraject en lage adoptie

Natuurlijk is de vraag – wie in de lead is – niet zo zwart wit als deze uitersten. Er is door de ontwikkeling van Cloud wel een duidelijke trend waar te nemen in de veranderende rol en behoefte van gebruikers en veelal verwachten zijn ook dat de interne organisatie zich gaat opstellen op een dienstverlenende manier zoals ook veel Cloud Providers dat doen. De Rol van de IT afdeling zal mee moeten veranderen en deze ontwikkelingen moeten ondersteunen.  Het opzetten van een Enterprise Appstore voor Cloud kan nog wel eens een passende oplossing zijn om invulling te geven aan het beste van beide werelden. Selecteer voor je organisatie de diensten die de organisatie kan en mag gebruiken en stel ze beschikbaar via een Enterprise Appstore waarin gebruikers zelf hun diensten kunnen bestellen en ze vervolgens ook kunnen gebruiken. De appstore wordt hiermee de dienstencatalogus van de interne IT afdeling die de regie voert en daarbij ook diensten beschikbaar stelt van externe cloud leveranciers. Zij moeten dan wel de middelen leveren zoals bv. functionaliteit voor Single Sign On over deze diensten en een goede selectie en contractonderhandeling vooraf voor veel verschillende diensten.  Het alternatief wordt dan ;

Een enterprise Appstore

Een enterprise Appstore opgezet door de centrale organisatie en bedoeld voor zowel generieke IT voorzieningen als eenvoudige cloud diensten die gebruikers zelf rechtstreeks kunnen gebruiken.

+ IT afdeling wordt als innovatiever en ondersteunend gezien

+ de organisatie kan sneller , eenvoudiger en veiliger diensten kiezen en gebruiken

+ de organisatie houdt regie op contracten, kosten en aspecten zoals veiligheid en privacy

+ de organisatie is een enabler geworden voor decentrale ontwikkelingen

–       het vraagt het opzetten van een appstore vooraf inclusief selectie van diensten, contract afspraken etc. Alhoewel hier een mengvorm in gekozen kan worden

–       gevaar voor traagheid vanuit centraal als de balans daar naar doorslaat,.

–       Veelal nieuwe competenties nodig om dit goed op te zetten

–       Het zorgt nog steeds voor menging van centraal gestuurde ontwikkelingen en individuele keuzes.

–       Hoe weet je vooraf welke applicaties individuen vooraf willen gebruiken? Of kun je dit met een wijzigingsproces goed oplossen?

Alle commentaar en aanvullingen welkom.

Bron: Wie neemt de Lead (Surf 2012), http://www.surfsites.nl/cloud/download/Stappenplan/Stap4_Persoonijkcorporate.pdf

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s